Szkennelt PDF-ek nem kereshetők
A keresés, ellenőrzés és újrarögzítés jelentősen növeli az ügyek átfutási idejét.
PDF-feldolgozás automatizálva
Kereshető, ellenőrzött és továbbítható üzleti adat szkennelt és digitális PDF-fájlokból.
01 / HELYZETFELMÉRÉS
Ahol általában idő és pénz vész el
Az automatizáció nem az eszközzel kezdődik. Először azt vizsgáljuk meg, hol ismétlődik a munka, hol állnak külön rendszerekben az adatok, és mely hibák okoznak valódi üzleti veszteséget.
Táblázatokat kézzel másolnak Excelbe
Csökkenti az átláthatóságot, ezért a hibák oka és felelőse csak későn válik láthatóvá.
Fájlnevek és mappák következetlenek
A munkatársak értékteremtés helyett ismétlődő adminisztrációval foglalkoznak.
Több dokumentumot kell egy ügyhöz párosítani
A hibás vagy hiányzó fájlok miatt a feldolgozás megakad, a munkatársaknak pedig kézzel kell utánajárniuk.
A verziók könnyen összekeverednek
Növeli a működési kockázatot, és megnehezíti a teljesítmény pontos visszamérését.
A dokumentumstátusz nem látható
A hibás vagy hiányzó fájlok miatt a feldolgozás megakad, a munkatársaknak pedig kézzel kell utánajárniuk.
02 / TIPIKUS LEHETŐSÉGEK
Példák az automatizálható folyamatokra
Az alábbiak gyakori, jól automatizálható példák — nem egy zárt szolgáltatáslista. A konkrét megoldást mindig az Ön működéséhez, rendszereihez és üzleti céljaihoz tervezzük. Lehet teljesen automatikus, vagy ahol szükséges, emberi jóváhagyási pontokkal felügyelt.
OCR és karakterfelismerés
Az ismétlődő lépések szabályozott folyamatba kerülnek, teljes naplózással és egyértelmű felelősségi pontokkal.
Táblázatok Excel-kompatibilis kinyerése
A szükséges információ automatikusan eljut a következő munkafázisba, így megszűnik a kézi továbbítás és várakozás.
Automatikus elnevezés és mappázás
A rendszer a háttérben elvégzi az adatgyűjtést és az előkészítést, a munkatárs csak a döntést igénylő eseteket kapja meg.
Dokumentumok ügyhöz vagy projekthez párosítása
A beérkező fájlok felismerése, rendszerezése és ellenőrzése automatikusan történik; csak a kivételek kerülnek emberhez.
Verzió- és duplikációellenőrzés
Az üzleti szabályok automatikusan lefutnak. A folyamat működhet teljesen automatikusan, vagy igény szerint emberi jóváhagyási pontokkal.
Kereshető dokumentumjegyzék
A beérkező fájlok felismerése, rendszerezése és ellenőrzése automatikusan történik; csak a kivételek kerülnek emberhez.
03 / ÍGY MŰKÖDIK
Az információ útja, lépésről lépésre
Az olvashatatlan, hiányos vagy többértelmű dokumentumok automatikusan ellenőrzési sorba kerülnek.
PDF beérkezik
Szöveg és táblázat felismerése
Metaadatok azonosítása
Minőségellenőrzés
Mentés és továbbítás
Automatikus vagy igény szerint felügyelt
Az olvashatatlan, hiányos vagy többértelmű dokumentumok automatikusan ellenőrzési sorba kerülnek.
Kevesebb másolás, gyorsabb visszakeresés és kevesebb adatrögzítési hiba
Akár 2 hétaz első automatizáció bevezetése
Naplózottfolyamat és robotfutás
Prioritásüzleti érték alapján
04 / SZAKMAI MEGKÖZELÍTÉS
Technológia a háttérben, működés az előtérben
A projekt nem egy önálló bot átadásával ér véget. Dokumentált, monitorozott és módosítható rendszert építünk.
01◎
Felmérés és prioritás
Feltérképezzük a munkaidőt, a hibák költségét, az elvesző bevételi lehetőségeket és az adatok útját.
EREDMÉNYRangsorolt automatizációs terv, mérhető első projekttel.
02✓
Rugalmas kontroll
A rendszer adatot gyűjt, ellenőriz, előkészít és riaszt. A folyamat lehet teljesen automatikus, vagy a szükséges szakmai, pénzügyi és jogi pontokon emberi jóváhagyással felügyelt.
BIZTONSÁGNaplózott műveletek, elkülönített jogosultságok és igény szerinti jóváhagyási pontok.
03↗
Bevezetés és üzemeltetés
Integráljuk a meglévő rendszereket, teszteljük a működést, dokumentálunk és betanítjuk az érintett munkatársakat.
FOLYAMATOSSÁGMonitorozás, hibakezelés, mentés és tervezhető továbbfejlesztés.
05 / INTEGRÁCIÓK
A meglévő rendszerei együtt dolgoznak
Az alábbiak példák, nem zárt lista. API-val, webhookkal, adatbázis-kapcsolattal, ellenőrzött import–exporttal vagy robotizált kezeléssel a régebbi és egyedi rendszereket is összekapcsoljuk.
OneDriveSharePointGoogle DriveDropboxExcelE-mailSFTPEgyedi ügykezelőMicrosoft 365Google WorkspaceExcel / Google SheetsSharePoint / Google DriveTeams / SlackREST API / WebhookSFTP / CSVSQL-adatbázisAI API-kEgyedi belső rendszer
Más rendszert használ? Nem probléma: a technikai felmérésen megvizsgáljuk az API-, fájl-, adatbázis- vagy felületalapú kapcsolódás lehetőségét.
06 / GYAKORI KÉRDÉSEK
Az első egyeztetés előtt
Le kell cserélni a meglévő rendszereket?+
Általában nem. Elsősorban a jelenlegi eszközök biztonságos összekapcsolására törekszünk.
Mennyi idő a bevezetés?+
Egy jól körülhatárolt első automatizáció akár 2 hét alatt bevezethető. Összetettebb rendszernél az audit után adunk pontos ütemezést.
Garantált a megtérülés?+
Nem ígérünk audit nélküli garantált eredményt. Mérhető célokat és adatalapú becslést adunk.
Díjmentes automatizálhatósági vizsgálat
Mutasson meg egy problémás folyamatot. Megvizsgáljuk, automatizálható-e, milyen rendszereket kell összekapcsolni, és hogyan érdemes elkezdeni.