Közös postaládában elvesznek a levelek
Felesleges egyeztetéseket és nehezen mérhető időveszteséget épít be a napi működésbe.
E-mail-automatizálás
Bejövő levelek osztályozása, adatkinyerése, felelőshöz irányítása és válasz-előkészítése.
01 / HELYZETFELMÉRÉS
Ahol általában idő és pénz vész el
Az automatizáció nem az eszközzel kezdődik. Először azt vizsgáljuk meg, hol ismétlődik a munka, hol állnak külön rendszerekben az adatok, és mely hibák okoznak valódi üzleti veszteséget.
Kézzel kell eldönteni, ki a felelős
Csökkenti az átláthatóságot, ezért a hibák oka és felelőse csak későn válik láthatóvá.
A mellékletekből adatot másolnak
A munkatársak értékteremtés helyett ismétlődő adminisztrációval foglalkoznak.
Ugyanazokra a kérdésekre ismétlődő válasz készül
Bizonytalanná teszi az ügyfélélményt, növeli a bejövő megkereséseket és feleslegesen terheli a csapatot.
A sürgős levelek későn kerülnek előre
Rontja a reakcióidőt, feltartja a következő munkafázist, és ügyfél- vagy bevételvesztést okozhat.
Nincs mérhető válaszidő
Bizonytalanná teszi az ügyfélélményt, növeli a bejövő megkereséseket és feleslegesen terheli a csapatot.
02 / TIPIKUS LEHETŐSÉGEK
Példák az automatizálható folyamatokra
Az alábbiak gyakori, jól automatizálható példák — nem egy zárt szolgáltatáslista. A konkrét megoldást mindig az Ön működéséhez, rendszereihez és üzleti céljaihoz tervezzük. Lehet teljesen automatikus, vagy ahol szükséges, emberi jóváhagyási pontokkal felügyelt.
Téma és sürgősség szerinti osztályozás
Az ismétlődő lépések szabályozott folyamatba kerülnek, teljes naplózással és egyértelmű felelősségi pontokkal.
Automatikus felelőskijelölés
A szükséges információ automatikusan eljut a következő munkafázisba, így megszűnik a kézi továbbítás és várakozás.
Mellékletek és kulcsadatok feldolgozása
A különböző források adatai egységes szerkezetben, kézi másolás nélkül kerülnek a következő rendszerbe.
Jóváhagyható válaszvázlat
Minden státusz és változás visszakövethető, ezért gyorsabbá válik az ügyintézés és egyszerűbbé a vezetői kontroll.
CRM- vagy ticketrekord létrehozása
Az automatizált lépések csökkentik az adminisztrációt, miközben a kivételek kezelését továbbra is ember felügyeli.
SLA- és válaszidőriasztások
A rendszer folyamatosan figyeli a meghatározott szabályokat, és időben jelzi a beavatkozást igénylő eseteket.
03 / ÍGY MŰKÖDIK
Az információ útja, lépésről lépésre
A válaszok a beállított szabályok szerint automatikusan elküldhetők vagy piszkozatként továbbíthatók. Panasz, pénzügyi kérés vagy érzékeny ügy esetén igény szerint emberi ellenőrzés kapcsolható be.
E-mail beérkezik
Téma és ügyfél azonosítása
Adat és melléklet feldolgozása
Feladat vagy válaszvázlat készül
Felelős jóváhagy és lezár
Automatikus vagy igény szerint felügyelt
A válaszok a beállított szabályok szerint automatikusan elküldhetők vagy piszkozatként továbbíthatók. Panasz, pénzügyi kérés vagy érzékeny ügy esetén igény szerint emberi ellenőrzés kapcsolható be.
Rövidebb válaszidő és kevesebb elvesző ügyfél- vagy partnerkérés
Akár 2 hétaz első automatizáció bevezetése
Naplózottfolyamat és robotfutás
Prioritásüzleti érték alapján
04 / SZAKMAI MEGKÖZELÍTÉS
Technológia a háttérben, működés az előtérben
A projekt nem egy önálló bot átadásával ér véget. Dokumentált, monitorozott és módosítható rendszert építünk.
01◎
Felmérés és prioritás
Feltérképezzük a munkaidőt, a hibák költségét, az elvesző bevételi lehetőségeket és az adatok útját.
EREDMÉNYRangsorolt automatizációs terv, mérhető első projekttel.
02✓
Rugalmas kontroll
A rendszer adatot gyűjt, ellenőriz, előkészít és riaszt. A folyamat lehet teljesen automatikus, vagy a szükséges szakmai, pénzügyi és jogi pontokon emberi jóváhagyással felügyelt.
BIZTONSÁGNaplózott műveletek, elkülönített jogosultságok és igény szerinti jóváhagyási pontok.
03↗
Bevezetés és üzemeltetés
Integráljuk a meglévő rendszereket, teszteljük a működést, dokumentálunk és betanítjuk az érintett munkatársakat.
FOLYAMATOSSÁGMonitorozás, hibakezelés, mentés és tervezhető továbbfejlesztés.
05 / INTEGRÁCIÓK
A meglévő rendszerei együtt dolgoznak
Az alábbiak példák, nem zárt lista. API-val, webhookkal, adatbázis-kapcsolattal, ellenőrzött import–exporttal vagy robotizált kezeléssel a régebbi és egyedi rendszereket is összekapcsoljuk.
Microsoft OutlookGmailMicrosoft TeamsSlackHubSpotZendeskFreshdeskEgyedi ügykezelőMicrosoft 365Google WorkspaceExcel / Google SheetsSharePoint / Google DriveTeams / SlackREST API / WebhookSFTP / CSVSQL-adatbázisAI API-kEgyedi belső rendszer
Más rendszert használ? Nem probléma: a technikai felmérésen megvizsgáljuk az API-, fájl-, adatbázis- vagy felületalapú kapcsolódás lehetőségét.
06 / GYAKORI KÉRDÉSEK
Az első egyeztetés előtt
Le kell cserélni a meglévő rendszereket?+
Általában nem. Elsősorban a jelenlegi eszközök biztonságos összekapcsolására törekszünk.
Mennyi idő a bevezetés?+
Egy jól körülhatárolt első automatizáció akár 2 hét alatt bevezethető. Összetettebb rendszernél az audit után adunk pontos ütemezést.
Garantált a megtérülés?+
Nem ígérünk audit nélküli garantált eredményt. Mérhető célokat és adatalapú becslést adunk.
Díjmentes automatizálhatósági vizsgálat
Mutasson meg egy problémás folyamatot. Megvizsgáljuk, automatizálható-e, milyen rendszereket kell összekapcsolni, és hogyan érdemes elkezdeni.