Briefe gehen in einem gemeinsamen Postfach verloren
Es führt zu unnötigen Verhandlungen und schwer messbaren Zeitverlusten im täglichen Betrieb.
E-Mail-Automatisierung
Klassifizierung eingehender Briefe, Datenextraktion, Weiterleitung an den Verantwortlichen und Vorbereitung der Antworten.
01 / LAGEBEWERTUNG
Wo normalerweise Zeit und Geld verschwendet werden
Automatisierung beginnt nicht beim Gerät. Zunächst untersuchen wir, wo sich Arbeiten wiederholen, wo sich Daten in separaten Systemen befinden und welche Fehler zu echten Geschäftsverlusten führen.
Wer dafür verantwortlich ist, muss von Hand entschieden werden
Dadurch verringert sich die Transparenz, sodass Fehlerursache und Fehlerverursacher erst spät sichtbar werden.
Die Daten werden aus den Anhängen kopiert
Anstatt Werte zu schaffen, beschäftigen sich die Mitarbeiter mit wiederkehrender Verwaltung.
Es werden wiederholte Antworten auf dieselben Fragen vorbereitet
Es verunsichert das Kundenerlebnis, erhöht die Zahl der eingehenden Anfragen und belastet das Team unnötig.
Eilbriefe werden verspätet weitergeleitet
Dies verkürzt die Reaktionszeit, verzögert die nächste Arbeitsphase und kann zu Kunden- oder Umsatzverlusten führen.
Es gibt keine messbare Reaktionszeit
Es verunsichert das Kundenerlebnis, erhöht die Zahl der eingehenden Anfragen und belastet das Team unnötig.
02 / TYPISCHE MÖGLICHKEITEN
Beispiele für automatisierbare Prozesse
Im Folgenden finden Sie gängige Beispiele, die leicht automatisiert werden können – keine abgeschlossene Liste von Diensten. Wir entwerfen immer die spezifische Lösung für Ihren Betrieb, Ihre Systeme und Ihre Geschäftsziele. Dies kann vollautomatisch erfolgen oder bei Bedarf mit menschlichen Genehmigungspunkten überwacht werden.
Einteilung nach Thema und Dringlichkeit
Sich wiederholende Schritte werden in einen kontrollierten Prozess mit vollständiger Protokollierung und klaren Verantwortlichkeiten überführt.
Automatische Zuweisung der Verantwortung
Die notwendigen Informationen werden automatisch an die nächste Arbeitsphase weitergeleitet, wodurch manuelle Übertragung und Wartezeit entfallen.
Bearbeitung von Anlagen und Eckdaten
Die Daten der verschiedenen Quellen werden in einer einheitlichen Struktur in das nächste System eingegeben, ohne manuelles Kopieren.
Akzeptabler Antwortentwurf
Alle Status und Änderungen können nachverfolgt werden, was die Verwaltung schneller und die Managementkontrolle einfacher macht.
Erstellen Sie einen CRM- oder Ticketdatensatz
Automatisierte Schritte reduzieren den Verwaltungsaufwand und behalten gleichzeitig die menschliche Aufsicht über die Ausnahmebehandlung.
SLA- und Reaktionszeitwarnungen
Das System überwacht ständig die definierten Regeln und weist rechtzeitig auf Fälle hin, die ein Eingreifen erfordern.
03 / SO FUNKTIONIERT ES
Der Weg der Information, Schritt für Schritt
Antworten können nach den festgelegten Regeln automatisch versendet oder als Entwurf weitergeleitet werden. Im Falle einer Beschwerde, einer finanziellen Anfrage oder einer sensiblen Angelegenheit kann bei Bedarf die menschliche Kontrolle aktiviert werden.
E-Mail ist eingegangen
Betreff- und Kundenidentifikation
Daten- und Anhangsverarbeitung
Eine Aufgaben- oder Antwortskizze wird vorbereitet
Verantwortlicher genehmigt und schließt
Automatisch oder bei Bedarf überwacht
Antworten können nach den festgelegten Regeln automatisch versendet oder als Entwurf weitergeleitet werden. Im Falle einer Beschwerde, einer finanziellen Anfrage oder einer sensiblen Angelegenheit kann bei Bedarf die menschliche Kontrolle aktiviert werden.
Kürzere Reaktionszeiten und weniger verlorene Kunden- oder Partneranfragen
Bis zu 2 WochenEinführung der ersten Automatisierung
GeloggtProzess und Roboterlauf
Prioritätbasierend auf dem Geschäftswert
04 / PROFESSIONELLER ANSATZ
Technik im Hintergrund, Bedienung im Vordergrund
Das Projekt endet nicht mit der Lieferung eines unabhängigen Bots. Wir bauen ein dokumentiertes, überwachtes und modifizierbares System auf.
01◎
Befragen und Priorisieren
Wir erfassen Arbeitszeit, Fehlerkosten, entgangene Umsatzmöglichkeiten und den Weg der Daten.
ERGEBNISEin priorisierter Automatisierungsplan, messbar mit einem ersten Projekt.
02✓
Flexible Steuerung
Das System sammelt, prüft, bereitet Daten auf und alarmiert sie. Der Prozess kann vollautomatisch oder mit menschlicher Zustimmung an den erforderlichen fachlichen, finanziellen und rechtlichen Punkten überwacht werden.
SICHERHEITProtokollierte Vorgänge, getrennte Berechtigungen und bedarfsgesteuerte Genehmigungspunkte.
03↗
Einführung und Bedienung
Wir integrieren die bestehenden Systeme, testen den Betrieb, dokumentieren und schulen die beteiligten Mitarbeiter.
KONTINUITÄTÜberwachung, Fehlermanagement, Backup und geplante Weiterentwicklung.
05 / INTEGRATIONEN
Ihre bestehenden Systeme arbeiten zusammen
Im Folgenden handelt es sich um Beispiele und nicht um eine abgeschlossene Liste. Wir verbinden auch ältere und einzigartige Systeme mit API, Webhook, Datenbankanbindung, kontrolliertem Import-Export oder Robotermanagement.
Microsoft OutlookGoogle MailMicrosoft-TeamsLockerHubSpotZendeskFreshdeskEinzelfallmanagerMicrosoft 365Google WorkspaceExcel / Google SheetsSharePoint / Google DriveTeams / SlackREST-API/WebhookSFTP/CSVSQL-DatenbankKI-APIsEinzigartiges internes System
Benutzen Sie ein anderes System? Kein Problem: Bei der technischen Begutachtung prüfen wir die Möglichkeit einer API-, Datei-, Datenbank- oder Schnittstellen-basierten Anbindung.
06 / HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Vor der ersten Beratung
Müssen bestehende Systeme ersetzt werden?+
Normalerweise nicht. Unser Hauptanliegen ist die sichere Anbindung aktueller Geräte.
Wie lange dauert die Einführung?+
Eine klar definierte erste Automatisierung kann in nur 2 Wochen eingeführt werden. Bei einer komplexeren Anlage erstellen wir nach dem Audit einen genauen Zeitplan.
Ist die Rückgabe garantiert?+
Ohne Audit versprechen wir kein garantiertes Ergebnis. Wir liefern messbare Ziele und eine datenbasierte Schätzung.
Kostenlos Automatisierungstest
Zeigen Sie einen problematischen Prozess auf. Wir prüfen, ob es automatisiert werden kann, welche Systeme angeschlossen werden müssen und wie man damit anfängt.